ASF a lansat versiunea 3.5 a AnytimeCRM, cu functionalitati noi sau imbunatatite fata de versiunea precedenta.

AnytimeCRM este un sistem integrat pentru managementul relatiilor cu clientii care ajuta departamentele de suport clienti si vanzari sa atraga clienti noi si sa extinda vanzarile la cei existenti, in conditiile scaderii costurilor de operare si oferirii unor servicii de calitate.

Modificarile semnificative pe care le aduce versiunea 3.5:

• Order/ Quotation - Atat procesul de vanzare cat si cel de achizitie necesita intocmirea de documente specifice si gestionarea informatiilor in legatura cu acestea. Functionalitatea permite inregistrarea sau tiparirea direct din aplicatie a ofertelor si orderelor client/ furnizor si inregistrarea tuturor actiunilor ce se efectueaza in procesul de vanzare. Avantajele acestei functionalitati sunt:
  
  • Pornind de la lista de preturi predefinite la nivel de account , intocmirea unui order poate fi facuta in orice valuta.
  • Functionalitatea permite configurarea unui flux de documente ce se genereaza unul din celalalt pe modelul quotation -> client order -> supplier order. Intre aceste documente se pastreaza legatura de generare dintr-un document in altul facand posibila o viziune de ansamblu a intregului proces de vanzare cat si accesul facil la documente.
  • In plus functionalitatea permite si configurarea de template-uri de printare order diferite in functie de client, furnizor, linie de business. Utilizatorul isi poate alege din lista de template-uri de printare forma in care doreste tiparirea unui document.

• Mass update pe accounts - In utilizarea unei baze de date de clienti, apare deseori necesitatea modificarii si actualizarii datelor pentru fiecare client in parte. Cu ajutorul acestei functionalitati se poate gestiona mai usor lista de clienti in sensul in care pentru anumite inregistrari pot modifica dintr-un singur click informatiile din continutul acestora.

• Search standard configurabile - Intr-o baza de date cu multe inregistrari si informatii diferite, criteriiile de cautare sunt specifice business-ului implementat. Fiecara client are propriile sale informatii cu sens in functie de care cauta o inregistrare in aplicatie. Functionalitatea de search la nivelul uniei liste de inregistrari este generala pentru intreaga aplicatie si permite ca zona de search standard sa se poata configura cu oricare dintre informatiile existente la nivelul entitatii. Configurarea se poate stabili la nivel de instanta de aplicatie si permite o filtrare implicita a listei de inregistrari in functie de una sau mai multe informatii.

• Facturi in valuta - In relatia cu partenerii sai, un client poate sa efectueze tranzactii de vanzare sau de cumparare in alte valute decat valuta de baza (Ron). Prin acesta modificare de functionalitate s-a permis gestionarea in aplicatie a facturilor client si furnizor in orice valuta cu posibilitatea evidentierii cursului la care s-a emis factura si posibilitatea stocarii in aplicatie a valorii acesteia in o a doua valuta.

• Limita de credit pentru furnizor/client este definibila la nivel de account (client sau furnizor) in moneda functionala si permite verificarea depasirii limitei de credit la nivelul unor anumite documente din fluxul de vanzare sau de achizitie. Se poate ca la nivel de template de document sa se specifice daca acel document este sau nu verificat d.p.d.v. al limitei de credit. Functionaliatea avertizeaza utilizatorul de depasirea limitei de credit insa nu restrictioneaza la inregistrarea documentului. Actiunile de depasire sau nu a limitei de credit sunt evidentiate in zona de History pentru a se sti in orice moment care era situatia clientului/furnizorului la momentul avertizarii. In plus exista posibilitatea excluderii manuale de catre utilizator din algoritmul limitei de credit a unor documente platite in avans.

• Alocarea automata de oportunitati pe echipe - In situatiile in care volumul mare de oportunitati noi in baza de date trebuie alocate catre echipe diferite de vanzare , alocarea manuala nu mai este o solutie. Pentru a optimiza acesta activitate apare nevoia stabilirii de algoritmi de alocare automata si implementarii lor. Functionalitatea permite selectarea de seturi de oportunitati in functie de un anumit criteriu si, conform unui algoritm, se aloca automat la fiecare echipa in parte. Algoritmul poate fi personalizat in functie de specificul clientului la care se implementeaza.

• Assets - Orice client are in evidenta sa un set de assets. Assets-urile pot fi din urmatoarele categorii:
  
  • Cladiri
  • Echipamente
  • Servere
  • Instalatii termice si electrice
  • etc
  
  Sunt situatii in care nu este suficienta evidenta informatiilor de baza pentru acestea ci si alte informatii in legatura cu instalarea acestuia, persoane responsabile, actiuni programate de intretinere. Pentru acesta, am adus imbunatatiri functionalitatii dupa cum urmeaza:
  
  
  • Permite evidenta la nivel de asset a informatiei legate de partenerul sau persoana care l-a instalat la client si datele de contact ale acestuia.
  • La nivelul unui asset se pot defini mai nou si componente ale acelui asset si se pot adauga interactiuni cu remind-ere pentru programea de actiuni viitoare pe acel asset in special in cazul operatiunilor de mentenanta.
  • La nivel de asset am adaugat un tab de evidenta a produselor atasate asset-ului pentru evidenta stocului de alte produse care nu sunt componente ale asset-ului dar vin instalate in locatie impreuna cu acesta.
  • Tot la nivel de asset se pot vizualiza toate cazurile de service inregistrate pentru acel asset pentru a putea avea mai usor istoricul reclamatiilor problemelor si actiunilor inregistrate.
  • Au aparut la nivel de asset noi campuri de business cum ar fi: Install Date, Uninstall Date, Asset Age, Production Date, Warranty Expiry Date care intregesc informatia necesara pentru stocare la nivelul acestei entitati.

• Rapoarte noi in sistem - In aceasta versiune de produs am introdus un set de rapoarte in numar de 20 care insotesc functionalitatile de order, factura in valuta, product instalation si ofera informatii nu numai in legatura cu situatia operationala cat si situatii financiare ale partenerilor.

• Comisionare - In conditiile unei echipe mari de vanzatori, a unui proces de vanzare complex cu produse diferite si implicit cu modalitati de comisionare diferite, activitatea de calcul a comisioanelor oferite angajatilor si partenerilor din lantul de vanzare devine un proces greoi si imposibil de verificat. De aceea s-a impus adaugarea in aplicatie a unei functionalitati de calcul automat a acestor comisioane. Functionalitatea permite:
  
  
  • Generarea automata a comisioanelor de vazare (pe valoare contracte incheiate) si definirea de multiple modele/scheme de comisionare.
  • In plus, in cadrul unei instante, se poate defini o structura organizationala cu roluri pe sales team; intr-o echipa de sales, fiecare membru poate avea un rol stabilit si in functie de rol poate intra automat intr-o anumita schema de comisionare.
  • Rezultatele acestor alocari automate de comisioane sunt evidentiate in final intr-un set de rapoarte specifice.

• Portal web versiunea 2.0 - in acesta a doua versiune a portalului Web, pentru zona de suport, se permite configurarea totala a informatiei la nivel de sectiune de lucru. Toate functionalitatile din zona de suport pot fi setate din Anytime CRM ca vizibile pe web sau nu.

• Modul de product instalation - In procesele de suport, o activitate importanta este aceea de instalare/dezinstalare de echipamente in anumite locatii si evidentierea stocului real in fiecare locatie. De aceea am simtit nevoia completarii solutiei noastra cu o functionalitate apelabila atat din AnyTime cat si de pe Web care sa permita evidenta instalarilor si dezintalarilor de echipamente intr-o locatie la nivel de serie echipament.
  Pentru acesta functionalitate s-au dezvoltat un set de rapoarte de stoc pe locatie si de evidenta a operatiunilor de service la nivelul fiecarui echipament in parte.

• Meniurile contextuale - Shortcut din ecranul de lucru. Pentru a usura accesul in aplicatie la functionalitatile des utilizabile, fiecare utilizator isi poate configura in pagina de lucru a aplicatiei trei shortcut-uri catre functionalitati din meniul de lucru. Varianta mai putin accesibila ar putea fi pagina de lucru sau meniul principal al aplicatiei.

• Model de account complet configurabil. In gestionarea listelor de account-i, sunt informatii specifice unor anumite tipuri de accounti. De aici am identificat nevoia de diferentiere a informatiilor care fac sens pentru aceste tipuri si am dat posibilitatea ca in cadrul aplicatiei sa se poata defini acum template-uri diferite. In plus, in acest momnet este definibila si zona de accounts members care are rolul de a face legatura intre mai multi account-i definiti in sistem(ex: angajatul unei companii ca si persoana fizica si compania din care face parte ca si persoana juridica)

• Status restriction si Flux alternativ de aporbare pe oportunitati, quotation si ordere. Un client, in cadrul procesului de vanzare, simte la un anumit moment dat nevoia stabilirii unor puncte critice in proces in care anumite documente trebuie sa fie aprobate si verificate de persoane calificate. Procesul poate fi restrictionat sa treaca prin aceste puncte sau poate sa decurga firesc si in paralel sa se faca si aceste verificari. De aceea am simtit nevoia imbunatatirii acestei functionalitati de secventa de statusuri si am dat posibilitatea ca la nivelul acestor entitati sa se definesca o a doua secventa de status. Noua secventa este independenta de prima si poate fi la randul ei fortata de anumite restrictii de trecere dintr-un status in altul sau nu.

• Workflow - In implementarea unor procese interne ale organizatiei intr-o aplicatie CRM apare la un moment dat necesitatea automatizarii anumitor actiuni in sistem care nu mai pot fi realizate manual de catre utilizator. Tipuri de actiuni care pot fi automatizate sunt:
  
  
  • trimiterea automata de notificari catre anumite adrese de mail
  • alocarea automata a anumitor inregistrari catre o coada
  • asignarea automata de persoane responsabile pentru urmarirea unui anumit document
  • generarea automata de alte documente in sistem
  
  Functionalitatea a evoluat pana la verisiunea 3.0 si este disponibila la nivelul oportunitatilor si cazurilor de suport. Ea poate fi extinsa in acest moment la toate entitatile definite in aplicatie: oferte, comenzi, contracte, proiecte.